UB bedenkt creatieve oplossingen
UBL, de bibliotheekorganisatie van de Universiteit Leiden, doet er alles aan om de dienstverlening op peil te houden. Ook nu het adagium thuiswerken is. Wie regelt wat en hoe gaat het thuis?
In de Universiteitsbibliotheek is het niet zo stil als in sommige andere universitaire gebouwen. Hoewel de bibliotheek een hoog digitaal gehalte heeft, worden veel boeken nog gewoon uitgeleend. En dat gaat door. Ook was Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL) betrokken bij de vliegensvlugge invoering van Kaltura Live Room, het systeem waarmee docenten interactieve colleges kunnen geven.
Hugo de Krijger, hoofd Digitale Diensten
Hugo de Krijger gaat over de reguliere informatiesystemen van UBL en over LUCRIS. Daarin beschrijven onderzoekers met een aantal metadata hun publicaties. Onderdeel van LUCRIS is het Graduate School Management Systeem waarin promovendi hun voortgang bijhouden.
Een van de eerste dingen die UBL heeft geregeld was een ruimere toegang tot informatiesystemen van uitgevers via de catalogus. Die waren eerst toegankelijk voor 10.000 bezoekers tegelijkertijd, nu is dat uitgebreid naar ruim 20.000 bezoekers tegelijk.
Digitaal onderwijs
Ineens booming is de dienstverlening op het gebied van digitaal onderwijs ‘De universiteit heeft ruim twee weken geleden Kaltura Live Room aangeschaft, een digitaal, interactief onderwijssysteem, en na drie dagen live gezet’, vertelt De Krijger. ‘Wij hadden daar een forse rol in. Belangrijke aspecten waren het klaarzetten van de infrastructuur en het regelen van de rechten.’ Hij benadrukt dat dit ging in innige en goede samenwerking met het ICLON en het Centre for Innovation. 'De invoering was en is een enorme stap voor veel docenten, hoewel het voor de een makkelijker is dan voor de ander.' Hoe dan ook is een goede ondersteuning voor zowel docenten als studenten cruciaal. De helpdesk van het ISSC beantwoordt de basale vragen, de moeilijkere gaan naar het Centre for Innovation, de videocoördinatoren en de functioneel beheerders in het team van De Krijger.
Bibliotheek en onderwijs?
Bij onderwijssystemen denk je niet meteen aan UBL. Waarom speelt de bibliotheek nu een centrale rol? De Krijger: ‘De Faculteit Sociale Wetenschappen was de eerste faculteit met streaming video. Toen meerdere faculteiten gebruik gingen maken van deze service, moest deze centraal beheerd gaan worden. Het bleek dat dat beheer het beste aansloot bij onze digitale ervaring op dat moment. Zo is onze betrokkenheid ontstaan en sindsdien faciliteren en beheren wij de colleges die worden opgenomen.’ Ook de videocoördinatoren van de faculteiten hebben een cruciale rol. Zij plannen de opnames en zijn de contactpersonen voor de docenten op videogebied.
Geen oppasdag
De Krijger is getrouwd met een masseuse die haar werk wegens corona heeft moeten neerleggen. De kinderen zijn volwassen en de deur uit. De Krijger zelf is nu twee dagen fysiek bij UBL aan het werk, de andere twee dagen thuis. ‘Dat gaat wel goed’, zegt hij. ‘Mijn vrouw is het huis aan het schilderen en er moet een serie IKEA-kastjes in elkaar worden gezet. We missen wel erg de oppasdag met onze kleinzoon. Een tweede kleinkind is onderweg maar komt pas in augustus. Hopelijk is het coronavirus dan op zijn retour.’
Koen Marijt, baliemedewerker bij Publieksdiensten
‘Een beetje het gezicht van de afdeling, momenteel’, zo noemt leidinggevende Anneke Dirkx, hoofd Publieksdiensten bij UBL, baliemedewerker Koen Marijt. Publieksdiensten doet alles waarbij sprake is van contact met de klant, waaronder informatieverstrekking en het uitlenen van boeken. ‘Het uitlenen gaat bij ons gewoon door’, vertelt Marijt, ‘maar zonder fysiek contact: de aangevraagde boeken halen we uit de kast en leggen die in een locker. De aanvrager krijgt per mail het bericht dat de boeken klaar liggen en de code van de locker.’ Op dit moment bemensen drie collega’s in de Universiteitsbibliotheek (UB) de informatiebalie. Ze beantwoorden vragen die telefonisch of via de mail binnenkomen, en zoeken boeken op die zijn aangevraagd.
Aangezien inmiddels bekend is dat het coronavirus nog een tijdje kan blijven leven op gladde oppervlakken, worden de boeken die terugkomen minimaal 24 uur apart gezet voor ze weer teruggaan in de kast. Marijt: ‘We krijgen heel veel waardering van studenten, docenten en onderzoekers voor het feit dat we onze dienstverlening zo goed mogelijk willen laten doorlopen.’
De zogenoemde collegeplanken
Een ander punt dat om een creatieve oplossing vroeg, betreft de zogenoemde collegeplanken. Daar zetten docenten de boeken neer die relevant zijn voor een bepaald vak. Ze zijn in principe niet aanvraagbaar; studenten kunnen ze in de studiezaal raadplegen. Marijt: ‘Maar aangezien die dicht zijn, kan dat nu natuurlijk niet. Daarom hebben we verschillende opties bedacht. Als het om een kleine groep studenten gaat, lenen we boeken toch uit, en dan kunnen de studenten zelf regelen dat ze onderling rouleren.’ Een andere mogelijkheid is dat het UFB scans maakt. Maar dat kan alleen als het om een beperkt aantal hoofdstukken uit een beperkt aantal boeken gaat, waarbij natuurlijk ook het copyright geregeld moet worden.' De UBL regelt dit samen met het UFB. ‘Soms is er een online versie van een boek, dan koopt de vakreferent die natuurlijk in. Voor de student is het heel mooi als ze online materiaal thuis krijgen aangeleverd.’
Oplossingen bedenken
Het leukste van zijn baan vindt Marijt het directe contact met de klanten, maar nu die er fysiek nauwelijks zijn, vindt hij het leuk om oplossingen te bedenken voor de knelpunten die zich nu voordoen. Van de vier dagen werkt hij er drie fysiek in de UB. De andere dag beantwoordt hij thuis de mails met vragen. ‘Mijn vriendin is bezig met een promotietraject bij rechten, die werkt nu elke dag thuis’, aldus Marijt. ‘Ikzelf vind het niet zo’n probleem om veel in huis te moeten blijven. Natuurlijk is het jammer dat je niet op een terrasje kunt gaan zitten, maar ik heb geschiedenis gestudeerd en dat is nog steeds mijn hobby. Ik kom uit Noordwijk en lees een paar boeken over die plaats. Ik organiseer ook lezingen en wandelingen in Leiden en Noordwijk maar die zijn nu afgelast. In plaats daarvan maak ik nu gratis podcasts over de Noordwijkse geschiedenis. Met mijn bedrijfje Koen van Toen genaamd, doe ik op verzoek onderzoek, bijvoorbeeld naar gebeurtenissen in Indië waar een familielid bij was betrokken, of ik help mensen op weg in het archief. Ik vermaak me wel.’
Wordt vervolgd… In een volgend artikel laten we nog twee bibliotheekmedewerkers aan het woord.