Haal jij energie uit het beheer van uitdagende administratieve processen? Ben je daarnaast ook klantgericht en zeer accuraat? Bij het Cleveringa Instituut, afdeling Onderwijs Informatie Centrum (OIC), hebben we een leuke vacature voor een Medewerker Studentenzaken (0,8 - 1 fte). Klinkt dit als iets voor jou? Lees snel verder!

Vacaturenummer 15167

Dit ga jij doen
In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie en advies aan studenten, docenten en collega’s. Je taken bestaan onder andere uit:

• Beantwoorden van vragen die per e-mail, telefoon of balie binnenkomen;
• Studenten en collega’s adviseren over onderwijsprocedures en regels;
• Gereedmaken van diploma’s en het voorbereiden van uitreikingen;
• Cijferverwerking.

Hier ga je werken
De Faculteit der Rechtsgeleerdheid is gevestigd in Leiden en Den Haag en is met ruim 6500 studenten en ongeveer 650 medewerkers een van de grootste faculteiten van Nederland. De faculteit richt zich op innovatief multidisciplinair onderzoek en een steeds vernieuwend onderwijsaanbod aan de hand van maatschappelijke vraagstukken. Onze faculteit is groot genoeg om nationaal en internationaal het verschil te maken en klein genoeg om persoonlijk onderwijs te bieden. Zo leveren we dagelijks een bijdrage aan een veilige en duurzame wereld. Impact met recht! Zie voor meer informatie https://www.universiteitleiden.nl/rechtsgeleerdheid.

De onderwijsorganisatie van de faculteit is volop in ontwikkeling. Verder professionaliseren van de dienstverlening en optimalisatie en harmonisatie van onderwijs logistieke processen maken daar onderdeel van uit. In onze complexe organisatie is dat een spannend en uitdagend proces.

De afdeling Onderwijs Informatie Centrum (OIC) bestaat uit twee afdelingen die nauw samenwerken, OIC – Beheer (de afdeling van deze vacature) en OIC – Logistiek (roostering en toetssupport). Het OIC - Beheer ondersteunt en faciliteert de onderwijsorganisatie en werkt nauw samen met de andere onderwijs ondersteunende afdelingen. Het team bestaat medewerkers studentenzaken, drie facultair functioneel beheerders en student assistenten. Ondanks de verschillende focusgebieden per medewerker houden we elkaar goed op de hoogte. Zo hebben we wekelijks een afdelingsoverleg om elkaar te informeren over wat er speelt en bepaalde vraagstukken gezamenlijk te bespreken. We werken hoofdzakelijk op kantoor in onze eigen kantoortuin. Het is een fijn team waar je wordt gestimuleerd om vragen te stellen en waar de collega’s altijd bereid zijn om elkaar te helpen of om mee te denken. In het team wordt hard en serieus gewerkt, maar er is ook zeker ruimte voor een gezellig praatje of een grapje tussendoor.

Dit breng je mee
We zijn op zoek naar een collega die zowel in teamverband als zelfstandig kan werken en zich verantwoordelijk voelt voor het toegewezen takenpakket. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Samen kijken we naar wat je nodig hebt. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je werkt accuraat, procesmatig, georganiseerd en kunt werkbeschrijvingen nauwkeurig volgen;
• Je bent analytisch, stressbestendig en speelt gemakkelijk in op veranderende omstandigheden;
• Je bent communicatief vaardig, geduldig en klantgericht maar houdt hierbij de processen en regels goed in de gaten;
• Je hebt uitstekende kennis van Excel en Word. Ervaring met uSis is een pré.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands (en voldoende Engels);
• Je hebt hbo werk- en denkniveau en bij voorkeur werkervaring binnen het hoger onderwijs;

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst tot en met augustus 2025. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 2.870,- en maximaal € 4.255,- bruto per maand bij een fulltime, 38 uur, aanstelling (schaal 7/8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.
Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Stephanie Petitjean, afdelingshoofd OIC-beheer, s.petitjean@law.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met 18 oktober. We bekijken geregeld de binnengekomen reacties en gaan soms ook gelijk met geschikte kandidaten in gesprek.Mocht dat niet lukken zullen de gesprekken, naar verwachting, plaatsvinden opdinsdag 22 oktoberenwoensdag 30 oktober.

• Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden
• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid