Solliciteer direct

De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen LIACS zoekt een:

Management Assistent (0.6-0.8 fte)

De werkzaamheden
Als management assistent werk je samen in een ondersteunend team onder leiding van de afdelingscoördinator bij het LIACS, het Leiden Institute of Advanced Computer Science. Het betreft een veelzijdige functie, waarbij je binnen het team het eerste telefonisch, digitaal en persoonlijk aanspreekpunt bent voor medewerkers en gasten. Je fungeert als de ogen en oren van het instituut en je bent de spin in het web voor een groot aantal administratieve zaken. Je werkt hierin nauw samen met de overige medewerkers van het secretariaat. Vanwege deze front-office rol is thuiswerken of hybride werken niet mogelijk in deze functie. Wij geven de voorkeur aan iemand die in ieder geval op vrijdag beschikbaar is.

Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van de volgende secretariële en administratieve werkzaamheden:

• Informatieverstrekking: je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen.
• Algemene correspondentie, voornamelijk per mail (secretariaat-inbox): het screenen en beoordelen van inkomende mails, zorgdragen voor beantwoording of voorleggen aan de juiste persoon
• Telefoonverkeer: het aannemen en waar nodig doorverbinden van gesprekken
• Catering en zaalreserveringen voor evenementen, zoals vergaderingen, bijeenkomsten en congressen.
• Facilitaire ondersteuning, zoals het bestellen van kantoorbenodigdheden en het regelen van zalen- en toegangsbeheer voor het instituut.
• Hotelreserveringen, het boeken van reizen en het afhandelen van reisdeclaraties;
• Secretariële ondersteuning van hoogleraren; o.a. agendabeheer, inbox-beheer;
• Controleren en goedkeuren van facturen als activiteitenhouder;
• Bijdragen aan opzetten en invoeren van (nieuwe, betere en/of heldere) werkprocessen
• Bijhouden van sollicitatieprocedures; eerste correspondent voor sollicitanten en inbox-beheer.

Profiel

• Je werkt accuraat en kunt goed plannen en organiseren
• Je moet vaak veel dingen tegelijk doen, dus flexibiliteit en improvisatietalent zijn onmisbaar
• Je werkt graag samen in een team, maar kunt ook zelfstandig taken uitvoeren
• Je hebt een enthousiaste en positieve persoonlijkheid
• Je kunt vooruitdenken en proactief oplossingen verzinnen
• Je hebt affiniteit met de academische omgeving
• Je hebt een relevante afgeronde MBO-opleiding en ten minste 3 jaar werkervaring als management assistent of secretaresse
• Een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift is vereist

Beschrijving faculteit/ directie
De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.
Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2.300 medewerkers en bijna 5.000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Je maakt deel uit van het Leiden Institute of Advanced Computer Science (LIACS). LIACS verzorgt de Bachelorrichtingen (BSc) Informatica en Data Science/Artificial Intelligence en de Masterprogramma's (MSc) Computer Science, ICT in Business and the Public Sector, Media Technology en Science Based Business. Volgens een onafhankelijke onderzoeksvisitatie is LIACS een van de meest vooraanstaande informatica-afdelingen van Nederland. We streven naar excellentie in een zorgzaam instituut, waar uitmuntendheid, plezier en diversiteit hand in hand gaan. We bieden een duidelijk en uitnodigend carrièrepad aan jonge en getalenteerde wetenschappers met de ambitie om te groeien. Voor meer informatie over LIACS, zie https://liacs.leidenuniv.nl.

Wij bieden
Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten.
Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.693,- en maximaal€ 3.636,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical verlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Diversiteit en inclusie

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud en procedure van deze functie kunt u contact opnemen met Caroline de Bruin, instituutsmanager LIACS, e-mail IM-LIACS@liacs.leidenuniv.nl

Informatie over de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen kunt u vinden op www.universiteitleiden.nl/wiskunde-en-natuurwetenschappen . Meer informatie over de Universiteit Leiden vindt u op https://werkenbij.leidenuniv.nl/.

Solliciteren
Solliciteren voor deze functie, vergezeld van een motivatiebrief en CV, kan online via de blauwe knop in de vacature tot uiterlijk 31 augustus 2024.

Solliciteer direct