De oriëntatiefase is een periode voor wederzijdse kennismaking en om te zien of het duale promotieprogramme bevalt.  De fase begint met een intake gesprek waar de startnotitie over het dissertatiethema en dissertatieplan wordt besproken. Daarnaast wordt er gekeken of de kandidaat-promovendus genoeg tijd heeft om aan het proefschrift te kunnen gaan werken. En er wordt onderzocht of de opleiding en beroepservaring aansluiten bij één van de wetenschapsdisciplines van de graduate schools en bij de specialisaties van één van de Leidse hoogleraren.

Voor het intakegesprek is naast de startnotitie een gedetailleerd curriculum vitae en voorbeelden van eerder vervaardigde werkstukken/artikelen nodig.

Gebruik het model onderzoeksvoorstel voor het maken van de startnotitie.
De oriëntatiefase is kosteloos.

Tijdens de pre-PhD fase participeert de buitenpromovendus in het speciaal ontworpen opleidingsprogramma en wordt er gewerkt aan een gedetailleerd onderzoeksvoorstel. 

In deze fase volgt de promovendus speciaal ontworpen cursussen en workshops. Er zijn zowel verplichte vakken als keuzevakken. Er wordt ook gezocht naar de meest geschikte inbedding in een wetenschapsdiscipline en graduate school van de Universiteit Leiden. De keuze van de juiste promotor en graduate school is een belangrijke succesfactor bij het dissertatietraject. Onder de begeleiding van de promotor wordt het dissertatieplan verder ontworpen, het onderzoek uitgevoerd en het onderzoeksverslag geschreven. Na het volgen van de cursussen en workshops en na goedkeuring van het onderzoeksvoorstel door de beoogd promotor en de staf wordt de pre-PhD fase afgerond. Promovendi krijgen hiervoor een bewijs van deelname.

De buitenpromovendus schrijft zich nu in bij de graduate school van de faculteit van de hoogleraar. Dit gebeurt conform de stappen van het promotiereglement van Universiteit Leiden. De promovendus wordt begeleid door de promotor en een medewerker van het Dual Phd Centre. Omdat het belangrijk is gefocust en geconcentreerd te werken moet de beschikbare tijd voor de dissertatie worden gebundeld in aaneengesloten perioden. Gemiddeld moet er tussen de 25 % - 50 % (tenminste twee dagen per week) van de werkweek besteed worden aan het promotietraject. De uiteindelijke duur van de PhD-fase hangt af van de competenties en opzet van het onderzoek. Het doel is een zo efficiënt en effectief mogelijk traject te ontwerpen met inachtneming van de wetenschappelijke kwaliteit.